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　　一、建設籌備工作分析
　　企業(yè)是個已有三年發(fā)展過程的小型企業(yè)，因為要參加企業(yè)檔案評估工作，企業(yè)領導決定建立一個獨立的檔案室，一則可以完成企業(yè)上等級評估的需要，二則也能滿足企業(yè)未來發(fā)展必須的建檔工作。
　?。ㄒ唬┮闪n案建設與管理工作領導小組，確定主管領導人，確定檔案管理具體工作管理人員。
　　（二）選擇檔案室地址和規(guī)劃辦公空間。
　　考慮到企業(yè)的實際情況，企業(yè)檔案室無法達到《檔案館建筑設計規(guī)范》（試行）的要求，但下面幾個方面必須注意：（1）檔案室必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其他物品；（2）檔案室必須堅固，至少應是正規(guī)的建筑物，不能是臨時建筑；（3）檔案室應遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此，全木質結構房屋不宜作檔案庫房使用，一般的地下室也不能作檔案庫房使用。庫房門窗應有較好的封閉性，而且最好是人流量較少的地方為佳。
　　考慮到辦公空間的具體面積不會大，可以分成兩個區(qū)域：一個為檔案放置區(qū)域，安排遠離門窗的地方，其中放置幾排檔案柜；一個為辦公區(qū)域，放置一套桌椅，為管理員辦公處所。
　?。ㄈ┵徶脵n案室設備與辦公物品。
　　程序：列出購置清單------提交領導審批------發(fā)出詢價函-----購物驗收------入庫登記。
　　設備與裝具：
　　鐵皮柜。因為是企業(yè)內(nèi)綜合檔案室空，不必購買密集柜，根據(jù)現(xiàn)有檔案數(shù)量，及未來三年的檔案發(fā)展數(shù)量，適當購買幾排鐵皮柜。
　　卷皮、卷盒、照片檔案芯頁、檔案盒、檔案袋、復印紙張等。
　　調(diào)機、臭氧消毒機、計算機、去濕機、復印機、吸塵器、溫濕度自動記錄儀、裝訂機。
　　消耗品：即用于保管工作的易耗低值物品。如防霉防蟲藥品、吸濕劑、各種表格及管理性的辦公用品等。
　　檔案室的物質條件（裝備）是檔案室建設與管理工作賴以進行的物質基礎。但購置配備這些物質裝備又受到財力的制約。因此檔案室應根據(jù)自身工作的需要和現(xiàn)實的經(jīng)濟實力，本著實事求是的態(tài)度和合理、有效、實用、節(jié)儉的原則進行配置。
　　二、給企業(yè)檔案進行分類，并提交領導審核，以后就必須按照這個分類實施，不做隨便更動。
　　因為該企業(yè)屬于工業(yè)用品生產(chǎn)企業(yè)，檔案可以分為如下幾類：文書檔案（包括行政管理檔案、生產(chǎn)管理檔案）、科技檔案（包括產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案）、會計檔案、人事檔案、客戶檔案等。
　　三、健全檔案室管理制度
　　（一）檔案室基本工作內(nèi)容及其相應的技術方法大體有以下幾方面：
　　1．進出庫制度
　　庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并做出專門的規(guī)定。這種專門規(guī)定的內(nèi)容也就是進出庫制度的主要內(nèi)容。一般情況下，庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入庫房，如工作需要（如維修庫房及其設備等）必須進入時也應有檔案工作人員陪同并始終相伴。檔案工作人員進出庫房也應有相應的限制性規(guī)定，如非工作時間內(nèi)一般不允許進入庫房，在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關的活動，更不允許在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西。庫房中無人時必須關燈、關窗、庫房門上鎖。
　　2．庫房溫濕度控制
　　具體措施有三種，可以同時或交叉使用：（1）使用增溫、增濕或降溫、降濕等機械設備進行調(diào)控，使原有溫濕度有所改變。這種方法的運用也需配以適當?shù)姆忾]性措施方能奏效，如關緊門窗并在門窗縫隙處加密封條。（2）利用庫房內(nèi)外溫濕度的差別，采用打開門窗或排風、換氣扇等方法進行自然通風，用庫房外的自然溫濕度來改變調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫濕度，從而使庫房內(nèi)的溫濕度與庫房外的自然溫濕度漸趨一致和均衡。采用這訓方法的局限性很大，一般只能在庫房外溫濕度比庫房內(nèi)溫濕度更接近于適宜溫濕度指標時方能進行，而且必須隨時把握調(diào)整通風的時機、時間、長短、強度等。（3）采用一些更為簡便的人工方法來對庫房溫濕度進行調(diào)整。如在庫房地面撒水，放置水盆、濕草墊，掛置濕紗布、麻繩等以適當增濕；在庫房中或裝具內(nèi)放置木炭、生石灰、氯化鈣、硅膠等物品，以適當降濕。這種方法的效果只能是局部的，并且很有限。
　　3．“八防”措施
　　檔案保管工作中常說的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。這“八防”基本上囊括了對檔案實體可能造成的自然和人為的因素，是庫房管理工作的重要內(nèi)容。做好“八防”工作需要采取一系列防護性措施，并在工作中注意一切與此有關的問題。
　　防火——要求在裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火器材，在條件允許的情況下，安裝防火（煙霧）報警器和自動滅火裝置。
　　防水——要求庫房所處地勢不能過低，庫房內(nèi)及附近不能有水源，庫房選址應遠離易發(fā)洪水的地點，位于較有利的防洪地段。
　　防潮——與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關，在庫房濕度過大時應及時進行調(diào)整。
　　防霉與防蟲——兩者關系密切且與防潮有密切關系，要求對檔案文件進行定期檢查并放置防霉、防蟲藥品。
　　防光——要求庫房盡可能全封閉（即無窗），若有窗戶也應盡可能小一些，并安裝磨砂玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃并配置窗簾，盡量遮避戶外日光中的紫外線照射。照明燈具應使用白熾燈并加乳白色燈罩，燈泡最好是磨砂燈泡。不允許使用日光燈（熒光燈）作為庫房照明燈具。
　　防塵——要求裝具的封閉性好并須尋庫房及裝具等定期進行清掃擦拭，保持清潔。
　　防盜——要求庫房門窗堅固，進出庫房隨時鎖門，并盡可能安裝防盜報警裝置。
　　4．庫房與裝具的有序化
　　庫房內(nèi)裝具的編號方式一般按保管機構或庫房房間為單元進行，每一單元內(nèi)的所有裝具按某一排列走向和順序依次編列號（排號）、柜架號、格層號（箱號），其號碼一般也采用阿拉伯數(shù)字。
　　裝具在庫房中的排放方式應考慮方便管理和充分利用庫房空間等因素。一般不宜緊貼墻壁，尤其是不能緊貼有窗戶的墻壁。裝具每一列的走向應與窗戶所在墻壁垂直，以避免戶外光線的直接照射。各列之間的距離不宜過寬或過窄，一般以工作人員能進行正常工作為宜。
　　5．檔案在裝具中的存放方式
　　檔案在裝具中的存放方式有豎放和平放兩種。豎放時案卷的脊背朝外，工作人員可以直接看到卷脊上的檔號，調(diào)卷還卷比較方便，因此檔案室采用豎放方式的居多。平放比豎放更有利于保護檔案，其空間利用率也稍大些，但其缺陷是存取不太方便，并需在每一摞夾一紙條或卡片標明其起止卷號，因而這種方式多用于保管珍貴檔案，以及卷皮質軟、幅面過大、不宜豎放的檔案。平放應適當控制疊摞的高度，一般以不超過40厘米為宜。
　　6．檔案存放秩序的維護與管理
　　在安排一個全宗內(nèi)案卷排列次序時，必須嚴格按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯(lián)系。當確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架（柜、箱）存放。存放的次序應根據(jù)裝具的編號次序進行。檔案在庫房及裝具中的存放秩序實際上就是檔案實體的管理秩序，即檔案實體管理秩序的具體體現(xiàn)形式。因此，維護檔案實體秩序的保管工作也就主要體現(xiàn)為對檔案存放秩序的日常維護和管理行為。
　　7。定期檢查、清點
　　這是庫房管理的一項制度化措施。定期檢查的內(nèi)容重點在檔案的理化性狀，以發(fā)現(xiàn)是否有霉變、蟲蛀等現(xiàn)象和跡象發(fā)生，庫房中是否有潛在的隱患等危險因素存在，以及檔案的調(diào)出和歸還是否履行了嚴格的手續(xù)，實體秩序是否受到破壞、出現(xiàn)了混亂，是否有長期使用未歸還的案卷，等等。定期清點的目的則在于及時發(fā)現(xiàn)實體秩序的錯亂現(xiàn)象及檔案丟失或去向不明等問題，并隨手予以糾正，使檔案實體嚴整有序。尤其在搬遷或突擊性的大規(guī)模利用之后，清點工作尤為重要。一般說來，定期檢查的周期應短一些，可以月、季、節(jié)假日為周期。定期清點的周期應比定期檢查的周期長一些，一般以年或幾年為周期，但在檔案發(fā)生大規(guī)模變動的情況下應及時清點。
　　8．建立和完善一系列的檔案室管理性文件
　　比如：檔案室管理人員工作職責、檔案室管理制度、檔案室借閱制度、檔案事保管制度、檔案歸檔制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案移交清單、檔案銷毀清單等等。
　　四、嚴格按照規(guī)章制度進行檔案室的日常管理工作。企業(yè)建檔案室需要考慮哪些內(nèi)容中小企業(yè)該如何建設才合適自己的檔案密集柜檔案室生產(chǎn)廠家，工廠直銷批發(fā),可定做。